Инструкция Заказчика


ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК

Создание плана закупок

Создать план закупок в системе возможно, следующим образом:

  • Импорт годового плана из шаблона - данная возможность, позволяет импортировать план закупок из заранее подготовленного шаблона.Скачать шаблон годового плана закупок можно по ссылке - Шаблон импорта.
  • Создать пункт плана - возможность, позволяющая создавать пункты плана построчно.
  • Копировать существующий пункт плана - возможность, позволяющая создавать новый пункт плана, путем копирования из имеющегося и смены параметров.

Для утверждения плана закупок нужно выделить необходимые пункты плана со статусом «Черновик» и нажать на кнопку «Утвердить».

Редактирование пункта плана

Бывают обстоятельства, когда необходимо внести изменения в пункты плана.

Редактирование пункта плана со статусом «Черновик»:

  1. Открыть нужный пункт плана в меню «Годовой план»
  2. Внести необходимые изменения
  3. Нажать на кнопку «Сохранить»

Редактирование пункта плана со статусом «Опубликован»:

  1. Открыть нужный пункт плана в меню «Годовой план»
  2. Внести необходимые изменения, указать причину изменений
  3. Нажать на кнопку «Внести изменения»

Редактирование пункта плана со статусом «Утвержден»:

  1. Выделить нужный пункт плана в меню «Годовой план»
  2. Отозвать пункт плана
  3. Внести необходимые изменения

Создание заявки на закупку

Чтобы отправить заявку на закупку Организатору, необходимо выбрать утвержденные пункты плана (обратите внимание, что заявки должны быть однородными, т.е. не совмещать в одной заявке товары,работы, услуги) и нажать «Создать заявку».

Выбрать Организатора закупки. При необходимости можно приложить техническую спецификацию закупаемого товара, работы, услуги с локального компьютера, заверенную ЭЦП Заказчика.

Для способа закупки «Один источник» необходимо заполнение поля «Обоснование применения» - где есть возможность указать обоснование выбранного способа, а так же другую дополнительную информацию.Если «Обоснование к применению ко всем Пунктам плана одинаковые, то на Портале есть возможность «Применить ко всем пункту плана» .Для этого при создании заявки на закупку способом «Закупка из одного источника» в поле «Обоснование применения» необходимо нажать на галочку «Применить ко всем пункту плана».

После заполнения всех необходимых полей нажмите «Отправить».

Вы можете просмотреть и отследить свои заявки в меню «Мои заявки».

Отзыв пункта плана

Отзыв пункта плана возможен только в двух случаях:

  • При статусе пункта плана «Утвержден»
  • При статусе пункта плана «Заявка»

1.Отзыв пункта плана со статусом «Утвержден»:

  1. Необходимо выбрать пункт плана, нажать на кнопку «Еще» - «Отозвать»
  2. Подтвердить действительность отзыва выбранного элемента нажатием кнопки «Ок»
  3. Данный Пункта плана отобразится в плане закупок со статусом «Черновик»

2.Отзыв пункта плана со статусом «Заявка»:

  1. необходимо выбрать пункт плана, нажать на кнопку «Еще» - «Отозвать»
  2. Подтвердить действительность отзыва выбранного элемента нажатием кнопки «Ок»
  3. Данный Пункта плана отобразится в плане закупок со статусом «Утвержден»
  4. Отозвать пункт плана еще раз

РАБОТА С ДОГОВОРАМИ

Создание договора

По итогам проведенных закупок на основании протокола об итогах в системе есть возможность сформировать карточку договора о закупках по приобретению товаров, выполнению работ, оказанию услуг.

В рамках одного объявления можно создать несколько договоров с разными поставщиками. Нельзя создать единый договор с одним и тем же поставщиком по результатам нескольких объявлений.

Создание договора на несколько лотов возможно ТОЛЬКО на лоты из одного и того же объявления с одним и тем же победителем!

  1. Для создания договора необходимо выбрать меню Договоры»
  2. Нажать на кнопку «Создать».
  3. Выбрать лоты, на которые требуется создать договор и добавить их. Возможно создание одного договора на все лоты или отдельного договора на каждый лот.
  4. Далее необходимо нажать на кнопку «Создать».

После успешного сохранения карточки договора, отобразится раздел «Мои договоры» с созданным договором со статусом «Проект». Для работы с договором необходимо нажать на иконку «Карандаш». Далее отобразится форма просмотра карточки договора, в которой необходимо заполнить информацию по договору. После заполнения всех данных в карточке договора доступна функция «Утвердить договор».

После утверждения внесение изменений в карточку договора невозможно!

Исполнение договора

Для исполнения договора после утверждения необходимо внести информацию о платежах.

Для внесения информации о платежах в карточке договора необходимо:

  1. Нажать на активную ссылку наименования предмета договора
  2. Перейти во вкладку Платежи - нажать на кнопку "Добавить платежи"
  3. После внесения платежей необходимо нажать на кнопку "Сохранить"

После внесения всех платежей в предметах договора, статус договора автоматически меняется на "Исполнен".

В случае неполного внесения платежей, когда фактическая сумма платежей меньше итоговой суммы договора, есть возможность вручную исполнить договор. Для этого после добавления платежа, необходимо нажать на кнопку "Исполнить".

В договоре со статусом "Исполнен" редактирование какой-либо информации запрещается!

Признание договора не заключенным

В случае если по различным причинам Заказчик не может заключить договор с Поставщиком-победителем, Заказчик имеет право заключить договор со вторым претендентом, либо провести повторную закупку, выполнив функцию признания договора с победителем не заключенным с указанием причины не заключения:

  1. Для этого в карточке договора со статусом "Проект" необходимо выбрать действие "Признать не заключенным" и нажать на кнопку "Выполнить".
  2. После введения причины необходимо нажать на кнопку "Выполнить". При этом система отобразит сообщение "Ваш договор Не заключен" и статус договора автоматически перейдет на статус "Не заключен".

Создание договора со вторым победителем:

  1. Пройти в меню по вкладке "Договоры"
  2. Нажать на кнопку "Создать договор со 2-ым победителем"
  3. При нажатии данной кнопки система создает карточку договора со 2-ым победителем на основании данных в протоколе итогов закупки
  4. В карточке договора вам необходимо проделать те же действия, аналогично созданию карточки договора.

В договорах по закупкам, проведенным из одного источника, данная функция недоступна!

Расторжение договора

В случае если договор был заключен между Поставщиком и Заказчиком, но по разным причинам был досрочно прекращен, в системе необходимо выполнить функцию "Расторгнуть договор".

При статусе договора "Утвержден" необходимо выбрать действие "Расторгнуть" и нажать на кнопку "Выполнить". При нажатии на кнопку "Выполнить" появляется окно "Информация о расторжении договора". Вам нужно указать причину и дату расторжения договора и нажать на кнопку "Выполнить".

В договоре со статусом "Расторгнут" редактирование какой-либо информации запрещается!

ОТЧЕТНОСТЬ

При необходимости есть возможность формирования отчетности за необходимый промежуток времени.

Для того чтобы сформировать и выгрузить отчет:

  1. В меню нажать на "Отчетность"
  2. Выбрать из списка необходимый отчет
  3. Применить фильтр для получения отчета, а после нажать на кнопку "Найти"
  4. После нажатии кнопки "Найти" система сформирует отчет с применением ваших фильтров.

Сформированный отчёт вы сможете скачать в формате "Excel".


Подробные инструкции по работе с Порталом Вы можете найти в документе "Руководство Заказчика"

С ответами на часто задаваемые вопросы вы можете ознакомиться по ссылке.